今回は、
(1)氏名のフィールドの追加
(2)各人の「テスト１」から「テスト５」までの合計の計算
を行います。
性別と番号だけでなく、氏名の入力がほしいと思った方もみえるでしょう。
それでは、テーブル"test"のアイコンを選択し、右クリックし、メニューから{デザインビュー}を選んで、クリックしてください。すると、次のようになるはずです。
[テスト１]のフィールドを一度クリックしてから(選択してから)、右クリックします。
そして、メニューから{行の挿入}を選んでクリックします。
すると、下の図のように行が挿入されます。
次に、下の図のように入力してください。
入力が終わったら、右上の「×」をクリックすると、保存するかどうかを聞いてくるので「はい」をクリックします。
すると、再び[test]のアイコンに戻りますので、今度はこのテーブルをダブルクリック(左)してください。
そうして、下の図のように氏名を入力してください。
以上で、氏名の入力は終わりました。
Excelと違うところは、ここで「保存」を行わなくても、自動的に氏名のデータは保存されます。
ここからは、各人が受けたテスト1～５までの合計が、[合計]フィールドへ自動的に合計されるようにします。
Accessでの計算はテーブル自体でおこなうことはできません。
それで、クエリというものを使います。
クエリはSQLという言語で書かれますが、SQLを勉強しなくても、Accessでは自動的に作成してくれるようになっています。
クエリを作る前に、計算するデータが「テスト１」しかありませんので「テスト２」へ適当な練習用データを入力しておいてください。
入力が終わったら、右上の「×」をクリックしてテーブルを閉じます。
下の図のように、左の縦のメニューから{クエリ}を選択してください。
次に、右のビューから図のように[ウィザードを使用してクエリを作成する]をダブルクリックしてください。
以下のような画面が現れます。
「テーブル/クエリ」の欄が「テーブル:test」になっています。現在はテーブルが1つしかありませんから、このようになっていますが、テーブルやクエリが複数存在する時は、どれを選択するかが重要になります。
左下のビューは「選択可能なフィールド」になっています。今回は全部のフィールドを選択しますので、図のように{>>}をクリックして、右の「選択したフィールド」へすべて移してください。
フィールドが全部移動したのを確認したら{次へ}をクリックします。
クエリ名を指定してくださいの欄には「Qtest}と入力します。testの前に「Q」をつけるのは、クエリであるという区別をするためです。
次に、図の②のように「クエリのデザインを編集する」を選び、③のように完了をクリックします。
以下のような画面になります(右の方は省略しています)。
[合計]のフィールドをクリックしてから、図の②で示すツールバーのアイコンをクリックしてください。
もし、ツールバーが表示されていないようでしたら、以下の図のようにして、ツールバーを表示してください。
先で説明したツールバー上のアイコンをクリックすると、以下のような画面になります。
「合計」の右側にコロン(:)を入力します。
次に以下の図のように①②の順にクリックして入力します。
図のように「＜＜Ｅｘｐｒ＞＞」を削除します。
後は図のように、「＋」「テスト１」「＋」「テスト２」の要領で、最終的に
合計:[テスト１」＋「テスト２」＋「テスト３」＋「テスト４」＋「テスト５」
となるように入力してください。
間違えたら削除して入力し直してください。
入力が終わったら右上の「×」をクリックします。保存するかどうか聞いてきたら「はい」をクリックします。
「Qtest」のクエリ(アイコン)をダブルクリックすると、下の図のように、[合計]のフィールドに合計点が計算されています。
テストの点数を変更すると、合計も自動的に再計算されます。
(再計算を確定するには、入力した以外の場所をクリックしてください。クエリを閉じても再計算されて保存されます。)
うまくいきましたか、よくわからないところがありましたら、どうぞ遠慮なく質問をしてください。
次回も、今まで今回作成したものを使って、クエリの作り方を発表する予定です。
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